Mandat

Sous l’autorité de la directrice de l’enseignement et de l’Académie CHUM, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif de direction et de gouvernance. Elle contribue à l’organisation, à la coordination et au suivi des activités administratives de la direction, tout en favorisant la fluidité des communications, la qualité des livrables et le respect des échéanciers. Elle agit comme personne-ressource auprès de la direction, de l’équipe de gestion et de nombreux partenaires internes et externes. Elle participe à la planification des rencontres, à la préparation des dossiers, à la gestion documentaire, au suivi des priorités et à l’amélioration des processus administratifs. Le rôle requiert autonomie, jugement, rigueur, discrétion et capacité à traiter simultanément plusieurs dossiers dans un environnement en évolution.

Au quotidien, vous aurez à :

• Planifier, organiser et convoquer des réunions à caractère administratif et stratégique à la demande de sa supérieure ou des directrices adjointes et adjointe à la directrice;
• Assister aux réunions, prendre des notes, rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis de dossiers à caractère administratif et/ou stratégique entre les rencontres avec les intervenants internes et externes de l’organisation;
• Effectuer la tenue d'agenda, de dossiers stratégiques et projets spéciaux;
• Contribuer à la mise à jour et à l’analyse des données du tableau de bord stratégique de la direction.
• Agir comme personne ressource pour assurer et coordonner la transmission de l’information interne et externe pouvant être de nature administrative et/ou stratégique et privilégiée afin d’assurer le suivi des dossiers.
• Recevoir l’information, en évaluer le contenu afin de cibler et de synthétiser les éléments pertinents à transmettre au directeur et aux personnes appropriées en vue de prises de décisions.
• Gérer la correspondance, préparer et rédiger des projets de lettres selon les demandes et en assure le suivi auprès des différentes ressources de sa direction ou d’autres directions ou d’organismes externes.
• Concevoir des présentations, des tableaux, des graphiques, des organigrammes, des rapports ou tout document à caractère administratif et ou stratégique à l’aide de différents logiciels
• Réviser et corriger des présentations et des textes de l’équipe de direction qui sont présentés à l’interne, à l’externe ou lors de colloques nationaux et internationaux
• Participer à la préparation, à la coordination et au suivi des dossiers présentés aux différentes instances de gouvernance de la direction.
• Assurer la gestion documentaire, le maintien de la qualité de l'information ainsi que la mise à jour des outils administratifs et mécanismes de suivi de la direction.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs et au développement d'outils favorisant l'efficacité et la continuité des opérations.
• Soutenir l'organisation d'événements, de projets transversaux et d'activités de reddition de comptes en assurant les suivis administratifs, documentaires et logistiques requis.

Exigences

Diplôme d'études secondaires (DES) ET un Diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) OU

Une Attestation d’études collégiales (AEC) en techniques administratives (de plus de 800 heures) ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport auquel s’ajoute un minimum de trois ans d’expérience pertinente à titre d’agente administrative au sein d’une direction

Expérience

• Détenir 3 ans d'expérience récente (dernier 5 ans) dans une fonction d’agente administrative (secrétariat) dans des responsabilités comparables au sein de l’administration d’une équipe de direction (Ex. : directeur général, directeur, directeur adjoint).
• Les exigences ci-dessus mentionnées seront validées par le supérieur hiérarchique en collaboration avec la mobilité interne et/ou externe, lors de tout affichage de poste ou remplacement.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (Word et Excel niveau intermédiaire, PowerPoint)
• Maîtrise de la langue française (niveau supérieur) et de la grammaire française
• Avoir un Niveau Intermédiaire I de la langue anglaise
• Démontrer les habiletés nécessaires pour la rédaction, particulièrement le compte rendu et les procès-verbaux
• Connaissance de Power BI, un atout
• Connaissance de Visio, un atout

Les candidats seront soumis à des tests de présélection et à un comité de sélection.

QUALITÉS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Autonomie, sens des responsabilités
• Esprit